تازه ها

صفحه اصلی تازه هانقشه راه حضور نمایشگاهی کارآمد

نقشه راه حضور نمایشگاهی کارآمد

نقشه راه حضور نمایشگاهی کارآمد

تاریخ : 1395/09/24

سه گام و چهار اصل و 50 رهنمود کاربردی

در یک ساختار هدفمند و منسجم سازمانی حضور در نمایشگاه صرفا شامل اجاره غرفه و غرفه سازی و حضور در غرفه نمی شود. فرآیند مشارکت در نمایشگاه طبق یک برنامه برای رسیدن به اهداف مشخص در سه مرحله زمانی تعریف می شود که عبارتند از: پیش از حضور در نمایشگاه، هنگام برگزاری نمایشگاه و پس از نمایشگاه.


*  *  *  *  *

 

1- قبل از نمایشگاه: برنامه ریزی، بودجه بندی، تعیین نیروهای انسانی غرفه و آموزش نیروها و ابلاغ شرح وظایف، فراهم کردن امکانات و تجهیزات لازم از قبیل محصولات، هدایا و اقلام هویتی و اطلاع رسانی مثل کاتالوگ، برشور، کارت ویزیت، فرم های ثبت اطلاعات مخاطبان، تهیه امکانات پذیرایی، سفارش لباس غرفه داران، اجرای برنامه تبلیغاتی ویژه نمایشگاه، تصمیم گیری درباره غرفه سازی، دعوت از مخاطبان ویژه و خاص.

 

2- درطول نمایشگاه: حضور به موقع، مرتب و پر انرژی در غرفه، اجرای برنامه های روزانه، میزبانی از میهمانان ویژه، گفتگو و تعامل با بازدیدکنندگان، توزیع بروشور و کارت های ویزیت و ثبت بازدیدکنندگان و تهیه گزارش روزانه و انتشار اخبار و تعامل با رسانه ها.

 

3- پس از نمایشگاه: دسته بندی اطلاعات مشتریان و گزارش های روزانه، تحلیل و ارزیابی و آسیب شناسی حضور در نمایشگاه، اقدام در جهت برقراری ارتباط با مخاطبان بر اساس اطلاعات دریافتی، برنامه ریزی برای بهره برداری از نمایشگاه، رفع نقاط ضعف و حضور بهتر در نمایشگاه بعدی.

 

*  *  *  *  *

 

آنچه رفت یک شمای کلی از فرآیند حضور نمایشگاهی بود، یک حضور کارآمد نمایشگاهی برپایه پیروی از چهار اصل کلی به دست می آید: شناخت درست اهداف حضور نمایشگاهی برپایه شناخت مناسب و دقیق از مخاطبان، درک معیارهای حضور در نمایشگاه، رعایت مقررات نمایشگاه و حفظ و نگهداری کالاها و محصولات

 

هدف های نمایشگاه را بهتر بشناسید:

اهداف حضور در نمایشگاه بر پایه برنامه بازاریابی و برندینگ سازمان مشخص می شود از همین رو این اهداف مبتنی بر شناخت درست و مناسب از بازدیدکنندگان و مخاطبان تعیین می شوند که عبارتند از:

1- معرفی تکنولوژی، ماشین آلات و محصولات جدید

2- فراهم کردن بستر گفتگو و مذاکره با مخاطبان

3- جذب مشتریان و نمایندگان جدید و ایجاد ارتباط با آنها

4- دریافت سفارشات جدید و معرفی خدمات بهتر

5- معرفی آخرین محصولات تولیدی به خریداران  

6- افزایش انگیزه و تعلق خاطر در کارکنان  

7- بالا بردن ضریب اعتماد مشتریان

8- تبادل اطلاعات، دستاوردها. تحقیقات کاربردی (در زمینه های فنی، تولیدی، تجاری)

9- شناخت رقیبان و ایجاد رقابت سالم

10- سنجش بازار مصرف کالا و استفاده از فرصت ها برای بهینه سازی

11- شناسایی گرایش بهتر مشتریان و بکارگیری آن در تولیدات آینده

12- گردآوری اطلاعات جامع از محصولات مشابه تولید شده

13- نمایش تجهیزات غیرقابل حمل

14- ایجاد فرصت های مناسب برای مشتریان جهت ارائه مسایل خود و دریافت راه حل

15- انجام بازارسنجی و بازاریابی برای توزیع و فروش کالا در داخل و خارج از کشور از طریق نمایندگی های معتبر

 

معیارهای حضور در نمایشگاه را رعایت کنید:

حضور نمایشگاهی معیارهایی دارد که عبارتند از:

1- برنامه ریزی، نیاز سنجی و تعیین اولویت های متناسب برای حضور در نمایشگاه پیش از حضور در نمایشگاه صورت گرفته باشد.

2- فضای غرفه متناسب با کارکردهای پیش بینی شده برآورد بشود.

3- تلاش بشود حدالمقدور غرفه ای در ابعاد مناسب در جا و موقعیت مناسب با دسترسی آسان تهیه شود.

4- یک شرکت مناسب و خوب برای غرفه سازی گزینش بشود و برای رسیدن به یک طرح زیبا و کارآمد برای غرفه تلاش بشود، طرحی که ضمن تامین نیازهای کارکردی غرفه از جذاب بصری خوبی برخوردار باشد.

5- نور غرفه به اندازه کافی باشد.

6- تجهیز غرفه، براساس نیازها و برپایه ذوق و اندیشه صورت بگیرد تا یک هماهنگی میان محتوای غرفه و سازه پدید آید.

7- غرفه، نه ویترین است و نه تابلو نقاشی. بنابراین، چیدمان آن باید به شکلی باشد که گیرا، پیام رسان و گویای اهداف شرکت از تولید محصول باشد.

8- کالا و محصولات مناسب برای نمایش در غرفه گزینش بشود.

9- اقلام اطلاع رسانی و تبلیغاتی و هویتی لازم، از کاتالوگ و بروشور و کارت ویزیت تا مولتی مدیا به تعداد کافی برای عرضه در غرفه آماده شود، چنانچه از کالاهای خود لیست قیمت دارید، حتما به تعداد کافی در غرفه وجود داشته باشد.

10- از آویختن کاتالوگ، جعبه و پوستر به دیوار غرفه پرهیز کنید.

11- لباس غرفه داران یک دست، زیبا و در شان شرکت باشد.

12- ظاهر غرفه و نحوه برخورد غرفه داران باید بازدیدکنندگان را جذب کند،

13- نحوه تزئین غرفه و شیوه پذیرش مخاطبان باید در شان شرکت باشد.

14- غرفه داران برای اداره غرفه، باید آگاهانه، متعهدانه و جذاب عمل کنند.

15- نظم و ترتیب در چیدمان وسایل بسیار مهم است، همه وسایل مرتب باشد و دسترسی به آنها آسان باشد.

16- برنامه های روزانه از قبیل نشست ها و رونمایی ها و.. طبق جدول زمانی برگزار شود.

17- ارتباطات، دیدارها و مذاکرات روزانه خود را ارزیابی شود.

18- اگر نمایشگری در غرفه وجود دارد، در جای مناسب نصب شود تا مخاطبان به راحتی بتوانند آن را ببینند.

19- محتوای مناسب نمایشگر تهیه شود، با توجه به شلوغی نمایشگاه ترجیحا تیزر مولتی مدیا بی کلام باشد و اگر همراه با موسیقی پخش می شود، بلندی صدای آن مزاحم گفتگوهای غرفه نباشد.

20- از انباشت کالاها در غرفه پرهیز شود.

21- رفت و آمدها را به غرفه مدیریت شود و از تجمع بی جا و بیهوده در غرفه جلوگیری کنید.

22- نمایشگاه یک رویداد پرفشار است، حفظ متانت و پایبندی و اخلاق نیکو شرط لازم موفقیت در این فرآیند است.

23- دفتری برای ثبت پیشنهادات و نظرات بازدیدکنندگان و صاحبنظران در معرض دید عموم قرار بگیرد.

24- فرم هایی برای ثبت اطلاعات بازدید کنندگان تهیه بشود.

25- محل مناسبی را برای ملاقاتها و مذاکرات تجاری اختصاص یابد.

26- از افراد سرشناس برای بازدید از غرفه و حضور در آن دعوت به عمل آید.

27- دست کم یک نماینده برای حضور فعال در سینمارها و کارگاه های آموزشی بخش جنبی نمایشگاه تعیین شود.

 

مقررات نمایشگاه را رعایت کنید:

عدم رعایت قوانین، مقررات و آیین نامه های اجرایی نه تنها جریمه های احتمالی را دربردارد، بلکه از آن مهم تر باعث اختلال در روند اجرایی فرآیند حضور نمایشگاهی و البته خدشه به اعتبار شرکت می شود. بنابراین:

1- مقررات و قوانین اجاره و بهره برداری از غرفه مطالعه و با دقت اجرا شود.

2- به مقررات و دستورالعمل های جاری نمایشگاه عمل شود.

3- درباره غرفه های همسایه اصول حسن همجواری رعایت شود.

4- پذیرایی و امور خدماتی را به درستی انجام شود.

 

کالاها و وسایل نمایشگاهی را حفظ کنید:

برای حفظ بهتر کالاها و وسایل نمایشگاهی به نکات زیر توجه بشود:

1- یک نیرو برای نظارت کامل بر روند حمل و نقل کالاها تا رسیدن به غرفه تعیین بشود. (تا از ایمنی و سلامت کالا اطمینان حاصل شود)

2- به هنگام جمع آوری، در مراحل رسیدن کارتن های خالی، بسته بندی کالاها، برچسب زدن و خروج کالا یک نیرو از شرکت حاضر باشد.

3- در صورت امکان از پوشش های بیمه ای برای اطمینان خاطر بیشتر، استفاده شود.

4- مراقب باشید در مراحل مختلف ساخت و تجهیز غرفه تا تخریب و جمع آوری به محیط نمایشگاه آسیب وارد نشود.

 


مسعود صادقی

مدیر روابط عمومی طرح امروز